Elektronische Eingangsrechnungen

Es sei unter anderem auf die Neufassung des Artikels 233 MwStSystRL vom 13. Juli 2010 und auf den Entwurf des Steuervereinfachungsgesetz, insbesondere die Neufassung der § 14 Abs. 1 und 3, § 14b, § 27 und §27b UStG, hingewiesen. In Stichworten und im Sinne unseres Verständnisses im Kontext von invoiceLINE und unter der Voraussetzung, dass das o. g. Gesetz in Kraft tritt und Bestand hat fließen diese Anforderungen in unsere Produktstrategie ein.

Bisher kennen wir neben dem postalischen Eingang papierbasierter Lieferantenrechnungen bereits zwei weitere Verfahren, wovon das erstgenannte bereits vom Gesetzgeber vereinfacht wurde:

• EDI-Verfahren ohne Sammelabrechnung
• Elektronischer Rechnungsaustausch mit digitaler Signatur

Auf Fax-Eingangsrechnungen werden wir hier nicht eingehen, da diese in Deutschland bisher eher nicht üblich sind und zudem Restriktionen für die OCR-Qualität bedeuten können, wenn das Fax nicht elektronisch erzeugt und verschickt wurde bzw. das Empfangsgerät nicht die entsprechende Qualität (via Fax-Server) wiedergeben kann. Fragen hierzu können Sie gerne an uns richten.

Elektronische Eingangsrechnungen als PDF per EMail

Die als PDF eingehenden, elektronischen Eingangsrechnungen – der sogenannte „Dritte Weg“ – ist eine alternative zum EDI-Datenaustausch und zum Rechnungsaustausch mit digitaler Signatur. Er soll die Kommunikation zwischen Lieferant und Kunden vereinfachen und damit den Anforderungen der Unternehmen entgegen kommen. Die Finanzbehörden sehen sich auch dabei im Zielkonflikt zwischen Bürokratieabbau und der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs. Deshalb ist dieser sogenannte „Dritte Weg“ nicht frei von Regelungen, die zu beachten sind. Diese Regelungen entsprechen unserer Wahrnehmung nach jedoch weitgehend den Restriktionen, die man sich als „ordentlicher Kaufmann“ und im Sinne der GoBS usw. ohnehin auferlegt.

Der Lieferant schickt die elektronischen Eingangsrechnungen als PDF: Die Echtheit der Herkunft einer per PDF eingehenden elektronischen Eingangsrechnungen und deren Unversehrtheit sind eine der wichtigen Anforderungen. Hier führte Herr Lindgens vom Bundeszentralamt für Steuern (09. Juni 2011 auf einer GS1-Veranstaltung) beispielsweise aus, dass bei einer papierbasierten, per Post eingehenden Eingangsrechnung weder der Postweg vom Empfänger kontrolliert würde, noch das Kuvert mit aufbewahrt würde. Analog wäre auch das Handling vom reinen Email-Kontext als „virtuellem Briefumschlag“ für PDF-Rechnungen als Mailanhang zu sehen. 
Mit den interessierten Lieferanten regeln Sie in einer kurzen, formlosen Vereinbarung zum Thema elektronischen Eingangsrechnungen die erforderlichen Regeln. Die Details können Sie bei uns anfragen. Diese beidseitig rechtsgültig unterzeichnete Vereinbarung bewahren Sie auf. – Für invoiceLINE haben wir ein klares Schema zur Übersendung der elektronischen Eingangsrechnungen (PDF) durch den jeweiligen Lieferant per Email. Gerne können Sie hierzu ebenfalls weitere Informationen anfordern.

Schlussbemerkung

Unsere invoiceLINE-seitige Unterstützung der Bearbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen als PDF und die in diesem Dokument gemachten Vorschläge zur Gestaltung des Handling und Geschäftsprozesses sind, wie bereits ausgeführt, keine Rechts- bzw. Steuerberatung. Sie müssen als Unternehmen in Zusammenarbeit mit Ihren Experten (z. B. Wirtschaftsprüfer) sicher stellen, dass die Umsetzung den gesetzlichen Anforderungen und Ihren internen Unternehmensvorgaben entspricht. Insofern sind unsere Ausführungen unverbindlich.

Gerne besprechen wir mit Ihnen und Ihren Verantwortlichen die Vorgehensweise und begleiten die Umsetzung. Wir glauben, dass wir als flowDOCS Software GmbH mit unseren differenzierten und fachlich fundierten Vorschlägen wichtige und zielführende Beiträge zum Thema elektronischen Eingangsrechnungen per PDF leisten können.

Informationen zu invoiceLINE
Modernes Invoice Management mit flowDOCS